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2006年10月28日
 ■  FAXのマナー

FAXを送る際のマナーを掲載しております。FAXのマナーの確認にお役立てください。


深野部長
深野部長>まなぶ~、得意先に資料のFAXを送っておいてくれないか? 頼んだぞ!


学くん
学くん>近藤先輩、部長にFAXを出すように頼まれたんですが、FAXの出し方にもマナーがあるんですか~(泣)教えてください!



近藤先輩
近藤先輩>まかせておいて!FAXにもマナーがるわよ!相手に気持ちよく受け取ってもらうために守る必要のあるマナーを確認して!

・FAXに送り状をつけるのがマナー
・FAXを大量に送るのはマナー違反
・FAXのはっきり送るコツ

FAXに送り状をつけるのがマナー

FAXを送る際に、表紙として送り状をつけます。送り状に記載する内容を確認ください。

送付元 送る側の情報
(会社名、会社のロゴ、部署、送付者名、電話番号、FAX番号)

送付先 受け取り側の情報
(会社名、部署、担当者名、電話番号、FAX番号)

FAX内容の情報
(FAXの用件、FAX送付枚数、日付)

FAXを大量に送るのはマナー違反

FAXは電話回線で送ります。そのため、相手側の回線を占有してしまい、迷惑がかかってしまうことがあります。
大量にFAXを流すと占有する時間が長くなってしまいます。5枚以上送る場合は郵送を利用したり、急ぎの場合は前もって送ることに了解をとっておくのがビジネスマナーです。


FAXのはっきり送るコツ

FAXの字が読みにくいことがたくさんあります。そこで、相手に気持ちよく読んでいただくためのコツを紹介します。

カラーや蛍光ペンなどを使われている用紙をFAXする場合は、一度、白黒コピーを取ってみてください。その白黒コピーをFAXするとはっきりとした文字を送ることができます!


近藤先輩
近藤先輩>FAXを送る際も、相手側の状況を気遣うのがビジネスマナーですよ。FAXを送る際に役立ててください

投稿者 渡邉@管理人 : 00:38 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月22日
 ■  電話をかける際のマナー

電話をかける際のマナーについて解説しています。電話をかける時の注意点を掲載していますのでご確認ください。

学くん
学くん>近藤先輩、電話って何時にかければいいんですか・・教えてください。


近藤先輩
近藤先輩>学くんの都合でかけるのはビジネスマナー違反よ。相手都合にあわせる必要があるわね!電話マナー基本を掲載しておいたから確認してみて。

・電話をかける時間帯
・クレーム、謝罪電話のかける時間
・電話に相手が出たら
・相手が不在のときは
・電話が途中で切れたら

電話をかける時間帯

電話をかける際には相手の都合を気にする必要があります。

営業時間外の電話は緊急用件以外はビジネスマナーに反します。緊急時以外は避けましょう。
また、始業開始時間はミーティング、お昼の食事などは避けたほうがよいでしょう。


クレーム、謝罪電話のかける時間

クレームや謝罪など、気分のよくない電話などは忙しい時間帯は避けることをおすすめします。


電話に相手が出たら

電話がつながったら、社名と部署名と名前を名乗りましょう。「○○社○○部の渡辺学と申します」

また、電話をつなげてもらう相手の肩書き氏名を確認して伝えましょう。大きな会社の場合は同姓同名の方がいらっしゃる場合もありますので名前と部署名を伝えるのがマナーです。


相手が不在のときは

相手が席をはずしているようなら、「10分後に電話をかけさせていただきます」等と具体的に時間をしてください。「またかけ直します。」ではかけられた方もいつまで待てばいいのかわかりません。

伝言や折り返しを簡単に頼む方もいますが、基本的にはマナー違反です。伝言は相手から申し入れがあった場合のみ、折り返しは何度か電話をかけた後です。


電話が途中で切れたら

途中で電話が切れた場合、電話を受けた側は電話をかけるを待ちましょう。行き違いを避けるためにも、たとえ電話番号を知っている場合もさけましょう。

かけた側は、たとえ用件が済んでいた場合でも、もう一度かけなおして挨拶をかわしましょう。

近藤先輩
近藤先輩>このように、電話には基本のマナーがあります。簡単に済ますことができる電話ですが、相手も仕事をしているのですから都合に配慮が必要です。

投稿者 渡邉@管理人 : 18:59 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月21日
 ■  電話をうける際のマナー

電話をうける際のマナーについて解説しています。電話をうける時の注意点を掲載していますのでご確認ください。

近藤先輩
近藤先輩>会社には多くの電話がかかってくると思います。電話がかかってきた際の対応を掲載しておきますので、確認ください。

・電話がなったら
・電話でまたせる
・伝言をうける
・電話があったことを伝える

電話がなったら

電話がなったら手のあいている人が積極的に電話にでましょう。3コール以内に出なかった場合は「お待たせいたしました。」と一言添えるのがマナーです。

必ず相手の名前と用件を聞きましょう。名乗らない場合や聞き取れなかった場合は「失礼ですが」と一言ことわり、聞きましょう。
これは、セールスの電話を防いだり、適切な担当者に電話をつなぐことに役立ちます。


電話でまたせる

一分以上待たせるようであれば、「このままお待ちになりますか?」や「こちらからお電話させましょうか?」などと申し出るのがビジネスマナーです。


伝言をうける

伝言を受けた場合は、用件を正確にメモしましょう。電話番号や日程については声に出し復唱しましょう。また、用件を書いたメモを確実に担当者に伝えましょう。

担当者が休みの場合も自宅の番号や携帯番号を教えてはいけません。かならず本人から折り返しさせると伝えましょう。
特別な対応

クーレム対応
クレーム電話にはとにかく謝りましょう。自分が担当でなくても、同じ会社のことですので無関心な態度はいけません。

家族から電話対応
会社に社員の家族かた電話がかかってきた場合は丁寧な対応を心がけましょう。呼び捨てにせず、「○○さん」と呼び、敬語で対応する必要があります。

近藤先輩
近藤先輩>会社の代表として、電話を受け取ることを忘れずに対応してください。


投稿者 渡邉@管理人 : 19:55 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月12日
 ■  和食のマナー

和食をいただく時のマナーを紹介しています。和食には箸使い等マナーが多くありますので確認ください。

近藤先輩
近藤先輩>和食のマナーは複雑で知らないことがたくさんあります。代表的なマナーを紹介しておきますので、和食マナーを一度確認ください。

・和食マナーの大原則
・箸づかいのマナー
・焼き魚を食べ方
・お刺身の食べ方

和食マナーの大原則

①箸はなるべく先の方を使う
②ご飯とおかず、汁ものを交互にいただく
③口に入れている間は箸をうごかさない
④いただきます、ごちそうさまは忘れない
⑤たばこや香水は控えめにする


箸づかいのマナー

お箸は先の方を使います。代表的なお箸のマナー違反としては以下のものがあげられます。

迷いばし・・・何を食べようかと料理の上で箸を動かすこと
寄せばし・・・お箸で器を手前にひきよせること
探りばし・・・器の中から食べたいものを探すこと


魚の食べ方

焼き魚はなるべく皮と身もいっしょに食べましょう。片身を食べたら、骨をよけてから、もう半身を食べます。裏返してはいけません。

お刺身のわさびはお醤油に溶かしてはいけません。わさびの香りがとび、 見た目も見苦しくなります。わさびはお刺身に乗せてめしあがりましょう。
お刺身の食べ方

投稿者 渡邉@管理人 : 20:49 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月 8日
 ■  出張のマナー

出張時のマナーについて解説しています。服装や手土産についても解説していますのでご確認ください。

深野部長
深野部長>まなぶ~、来月、出張に行ってもらいたいから、そのつもりで予定を組んでおいてくれ!



学くん
学くん>近藤先輩、部長に初めての出張を頼まれたんですが、どうすれば出張をうまくやれますか・・教えてください。


近藤先輩
近藤先輩>学くんに行かせるなんて部長も冒険家ね。でも大丈夫!出張のマナーを私が教えてあげるわ!出張の注意点をまとめてみたからしっかり確認しておいてね。

・出張前に行うこと
・出張時の服装
・出張中の行動
・手土産を用意する場合

出張前に行うこと

出張前にしなければならないことに、最終アポイントメントの確認があります。必ず先方に連絡をいれて確認しましょう。


出張時の服装

出張は旅行ではなく、仕事であることを忘れてはいけません。出張時もビジネススーツで出かけ、まわりに誤解されないようにしましょう。


出張中の行動

出張中の行動をあらかじめ会社側に連絡しておくとよいでしょう。これは緊急時の連絡をとるために必要なビジネスマナーです。


手土産を用意する場合

お土産として適当なのは地元の名産品がよいでしょう。高すぎるものや、訪問先で買い求めるのはビジネスマナー違反です。
お土産を渡すタイミングとしては、名刺交換のすぐ後がよいでしょう。

学くん
学くん>出張先の名物ばかり気になってましたよ!お土産の用意も必要なんですね!

近藤先輩
近藤先輩>遊びに行ってはだめよ!会社の代表として行くんだから失礼のないようにしてよね。

投稿者 渡邉@管理人 : 17:29 | コメント (0) | トラックバック