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2006年10月22日
 ■  電話をかける際のマナー

電話をかける際のマナーについて解説しています。電話をかける時の注意点を掲載していますのでご確認ください。

学くん
学くん>近藤先輩、電話って何時にかければいいんですか・・教えてください。


近藤先輩
近藤先輩>学くんの都合でかけるのはビジネスマナー違反よ。相手都合にあわせる必要があるわね!電話マナー基本を掲載しておいたから確認してみて。

・電話をかける時間帯
・クレーム、謝罪電話のかける時間
・電話に相手が出たら
・相手が不在のときは
・電話が途中で切れたら

電話をかける時間帯

電話をかける際には相手の都合を気にする必要があります。

営業時間外の電話は緊急用件以外はビジネスマナーに反します。緊急時以外は避けましょう。
また、始業開始時間はミーティング、お昼の食事などは避けたほうがよいでしょう。


クレーム、謝罪電話のかける時間

クレームや謝罪など、気分のよくない電話などは忙しい時間帯は避けることをおすすめします。


電話に相手が出たら

電話がつながったら、社名と部署名と名前を名乗りましょう。「○○社○○部の渡辺学と申します」

また、電話をつなげてもらう相手の肩書き氏名を確認して伝えましょう。大きな会社の場合は同姓同名の方がいらっしゃる場合もありますので名前と部署名を伝えるのがマナーです。


相手が不在のときは

相手が席をはずしているようなら、「10分後に電話をかけさせていただきます」等と具体的に時間をしてください。「またかけ直します。」ではかけられた方もいつまで待てばいいのかわかりません。

伝言や折り返しを簡単に頼む方もいますが、基本的にはマナー違反です。伝言は相手から申し入れがあった場合のみ、折り返しは何度か電話をかけた後です。


電話が途中で切れたら

途中で電話が切れた場合、電話を受けた側は電話をかけるを待ちましょう。行き違いを避けるためにも、たとえ電話番号を知っている場合もさけましょう。

かけた側は、たとえ用件が済んでいた場合でも、もう一度かけなおして挨拶をかわしましょう。

近藤先輩
近藤先輩>このように、電話には基本のマナーがあります。簡単に済ますことができる電話ですが、相手も仕事をしているのですから都合に配慮が必要です。

投稿者 渡邉@管理人 : 2006年10月22日 18:59

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