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2006年10月21日
 ■  電話をうける際のマナー

電話をうける際のマナーについて解説しています。電話をうける時の注意点を掲載していますのでご確認ください。

近藤先輩
近藤先輩>会社には多くの電話がかかってくると思います。電話がかかってきた際の対応を掲載しておきますので、確認ください。

・電話がなったら
・電話でまたせる
・伝言をうける
・電話があったことを伝える

電話がなったら

電話がなったら手のあいている人が積極的に電話にでましょう。3コール以内に出なかった場合は「お待たせいたしました。」と一言添えるのがマナーです。

必ず相手の名前と用件を聞きましょう。名乗らない場合や聞き取れなかった場合は「失礼ですが」と一言ことわり、聞きましょう。
これは、セールスの電話を防いだり、適切な担当者に電話をつなぐことに役立ちます。


電話でまたせる

一分以上待たせるようであれば、「このままお待ちになりますか?」や「こちらからお電話させましょうか?」などと申し出るのがビジネスマナーです。


伝言をうける

伝言を受けた場合は、用件を正確にメモしましょう。電話番号や日程については声に出し復唱しましょう。また、用件を書いたメモを確実に担当者に伝えましょう。

担当者が休みの場合も自宅の番号や携帯番号を教えてはいけません。かならず本人から折り返しさせると伝えましょう。
特別な対応

クーレム対応
クレーム電話にはとにかく謝りましょう。自分が担当でなくても、同じ会社のことですので無関心な態度はいけません。

家族から電話対応
会社に社員の家族かた電話がかかってきた場合は丁寧な対応を心がけましょう。呼び捨てにせず、「○○さん」と呼び、敬語で対応する必要があります。

近藤先輩
近藤先輩>会社の代表として、電話を受け取ることを忘れずに対応してください。


投稿者 渡邉@管理人 : 2006年10月21日 19:55

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