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2007年2月18日
 ■  取引先の弔問マナー

社会人ならば取引先関係の方も多く、取引先関係の訃報を知らされる場合もあると思います。ビジネスにおける冠婚葬祭マナーとして、取引先の弔問マナーについて紹介しています。


学くん
学くん>近藤先輩、私が担当している企業の担当者が亡くなったそうなんです。こんな時はどうすればいいですかね?


近藤先輩
近藤先輩>取引先関係の訃報を知っても、すぐに駆けつけてはいけないわ。このような時のマナーについて紹介するから確認してみて。

訃報を知ったときのマナー
葬儀でのマナー
弔問の際の服装

訃報を知ったときのマナー

取引先関係の訃報を知った時のマナーとして、すぐに弔問に伺ってはいけません。まずは相手の企業の方に確認の電話をいれ、訃報が事実が確かめる必要があります。

たとえ訃報が事実だとしても駆けつける必要はありません。故人の親族や親しい友人の方が最後のお別れを行なっており、弔問客の対応に忙しいはずです。

個人的付き合いが少ない場合は、納棺後に弔問するべきです。

葬儀でのマナー

取引関係の葬儀に参加する場合は、遺族の方とは面識がないことのほうが多いと思います。そのため、葬儀の受付であなたの名刺を渡すことがあります。弔意を表すために、名刺の左下を折り曲げます


弔問の際の服装

懇意にしていた得意先の弔問に伺う場合は、喪服を着ずに平服のままでうかがいます。喪服を着てうかがうと悲しみを予想していたようになりマナー違反とされています。相応しくない服装の際はビジネススーツに着替える程度の気遣いは必要です。

投稿者 渡邉@管理人 : 06:52 | コメント (0) | トラックバック
2006年12月22日
 ■  紹介する時のマナー

ビジネスでは人を紹介したり、人に紹介してもらったりと紹介のマナーに直面すると思います。社会人として必要な紹介するときのマナーを確認してください。

近藤先輩
近藤先輩>人を紹介する際のビジネスマナーを掲載しています。正しい紹介マナーを確認ください。

男と女の紹介順序
独身者と既婚者の紹介順序
社外の人と社内の人の紹介順序
会社の人と家族の紹介順序
紹介する時の注意点
紹介状を書くときの注意点

紹介は基本的に、上の人に下の人を紹介するのがマナーです。よくある例を元に確認してください。


男と女の紹介順序

男性と女性では女性を先に紹介します。つまり、男性(上)と女性(下)となります。しかし、年齢や役職によっては男性を先に紹介することもあります。


独身者と既婚者の紹介順序

お互いに上下関係がない場合は、独身者を先に紹介します。つまり、独身(下)と既婚(上)の関係になります。


社外の人と社内の人の紹介順序

社外の人と社内の人でしたら、社内の人間を先に紹介します。つまり、社内(下)と社外(上)の関係になります。例え、社内の人間が上司で、相手の役職よりも高い場合も行います。


会社の人と家族の紹介順序

家族と社内の人間では家族を先に紹介します、つまり、家族(下)と会社の人(上)の関係になります。


紹介する時の注意点

社外の人に社内の人を紹介する時は、敬称や肩書きをつけずに呼び捨てにします。「営業部の深野でございます」といった感じです。


紹介状を書くときの注意点

人を紹介することは人間関係を築きますが、安易に紹介を引き受けすぎてもいけません。親交の少ない人を紹介することで、相手に損害を与えてしまうことにでもなったら大変です。
紹介を頼まれたら、相手が何を目的に紹介してもらいたがっているのかをしっかり聞き、納得いくようであれば紹介しましょう。

紹介状も同様です。安易に紹介状は書くものではありません。紹介状は目上の人が目下の人に書くものです。逆はありません。
紹介状の中身には、紹介する人の身元、紹介の目的を記しておきます。

投稿者 渡邉@管理人 : 01:51 | コメント (0) | トラックバック
2006年12月 1日
 ■  上座と下座、席順マナー

席順を示す上座と下座について掲載しております。ビジネスシーンやあらたまった席でのマナーとして必ず覚えておく必要があります。


近藤先輩
近藤先輩>上座と下座についてわかりやすく解説いたします。訪問先で困らないように覚えておくとよいでしょう。

・上座とは
・下座とは
・席順

上座とは

上座とは目上やご年配の方用の席を示すものです。
具体例>
床の間の前の席、入り口から遠い席です。


下座とは
下座は上座とは反対に、末席にあたるため若い方や目下の方の席です。
具体例>
入り口に近い席です。入り口に近い席は人の出入りが多く、くつろぐことができません。そのため、下座は入り口近くとされているのです。

席順
上座と下座が分かっていただけたと思います。しかし、上司と部下の二人ならばよいのですが、複数人で会議や訪問、食事をすることもあると思います。そのような場合は、上座から下座に向かって交互に座っていくとよいでしょう。

投稿者 渡邉@管理人 : 05:35 | コメント (0) | トラックバック
2006年11月26日
 ■  社員間のマナー

職場の仲間とのつきあい方のマナーについて掲載しております。会社でのマナーを確認してください。


近藤先輩
近藤先輩>職場の上司や同僚とのつきあい方は、公私の区別をつけるのが難しいと思います。社員間のマナーについてご確認ください。

・上司との接し方
・社内恋愛
・同僚との付き合い方
・お金の貸し借り

上司との接し方

上司にはいつも敬意をもって接しましょう。敬語を使うなど、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。好きな上司に対しても、親しみ深い態度をとることはよいことですが、図に乗ってなれなれしくしすぎるのは控えましょう。


社内恋愛
社内の男女が恋愛関係になることは多々あると思います。しかし、恋愛はプライベートのことですので、会社では職場の同僚としての付き合い方を変えないようにしましょう。公私のけじめをつけることが大切です。


同僚との付き合い方

公私の区別が必要なのは男女間だけではありません。毎日お酒を飲みに行くような親しい同僚に対しても、会社ではけじめある態度で接しましょう。


お金の貸し借り

金銭の貸し借りはトラブルのもとになります。基本的には金銭の貸し借りはしないようにしましょう。もし、仕方なくお金を借りてしまう場合も、できるだけすぐに返しましょう。借りた側は返すのを忘れてしまうことがあり、そのような人は信用を失ってしまいます。


近藤先輩
近藤先輩>職場の上司や同僚とのつきあい方は、公私の区別をつけるにが難しいと思います。しかし、職場とプライベートを同じ調子で行動していては、けいじめのあるビジネスマンとはいえません。

投稿者 渡邉@管理人 : 02:37 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月28日
 ■  FAXのマナー

FAXを送る際のマナーを掲載しております。FAXのマナーの確認にお役立てください。


深野部長
深野部長>まなぶ~、得意先に資料のFAXを送っておいてくれないか? 頼んだぞ!


学くん
学くん>近藤先輩、部長にFAXを出すように頼まれたんですが、FAXの出し方にもマナーがあるんですか~(泣)教えてください!



近藤先輩
近藤先輩>まかせておいて!FAXにもマナーがるわよ!相手に気持ちよく受け取ってもらうために守る必要のあるマナーを確認して!

・FAXに送り状をつけるのがマナー
・FAXを大量に送るのはマナー違反
・FAXのはっきり送るコツ

FAXに送り状をつけるのがマナー

FAXを送る際に、表紙として送り状をつけます。送り状に記載する内容を確認ください。

送付元 送る側の情報
(会社名、会社のロゴ、部署、送付者名、電話番号、FAX番号)

送付先 受け取り側の情報
(会社名、部署、担当者名、電話番号、FAX番号)

FAX内容の情報
(FAXの用件、FAX送付枚数、日付)

FAXを大量に送るのはマナー違反

FAXは電話回線で送ります。そのため、相手側の回線を占有してしまい、迷惑がかかってしまうことがあります。
大量にFAXを流すと占有する時間が長くなってしまいます。5枚以上送る場合は郵送を利用したり、急ぎの場合は前もって送ることに了解をとっておくのがビジネスマナーです。


FAXのはっきり送るコツ

FAXの字が読みにくいことがたくさんあります。そこで、相手に気持ちよく読んでいただくためのコツを紹介します。

カラーや蛍光ペンなどを使われている用紙をFAXする場合は、一度、白黒コピーを取ってみてください。その白黒コピーをFAXするとはっきりとした文字を送ることができます!


近藤先輩
近藤先輩>FAXを送る際も、相手側の状況を気遣うのがビジネスマナーですよ。FAXを送る際に役立ててください

投稿者 渡邉@管理人 : 00:38 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月22日
 ■  電話をかける際のマナー

電話をかける際のマナーについて解説しています。電話をかける時の注意点を掲載していますのでご確認ください。

学くん
学くん>近藤先輩、電話って何時にかければいいんですか・・教えてください。


近藤先輩
近藤先輩>学くんの都合でかけるのはビジネスマナー違反よ。相手都合にあわせる必要があるわね!電話マナー基本を掲載しておいたから確認してみて。

・電話をかける時間帯
・クレーム、謝罪電話のかける時間
・電話に相手が出たら
・相手が不在のときは
・電話が途中で切れたら

電話をかける時間帯

電話をかける際には相手の都合を気にする必要があります。

営業時間外の電話は緊急用件以外はビジネスマナーに反します。緊急時以外は避けましょう。
また、始業開始時間はミーティング、お昼の食事などは避けたほうがよいでしょう。


クレーム、謝罪電話のかける時間

クレームや謝罪など、気分のよくない電話などは忙しい時間帯は避けることをおすすめします。


電話に相手が出たら

電話がつながったら、社名と部署名と名前を名乗りましょう。「○○社○○部の渡辺学と申します」

また、電話をつなげてもらう相手の肩書き氏名を確認して伝えましょう。大きな会社の場合は同姓同名の方がいらっしゃる場合もありますので名前と部署名を伝えるのがマナーです。


相手が不在のときは

相手が席をはずしているようなら、「10分後に電話をかけさせていただきます」等と具体的に時間をしてください。「またかけ直します。」ではかけられた方もいつまで待てばいいのかわかりません。

伝言や折り返しを簡単に頼む方もいますが、基本的にはマナー違反です。伝言は相手から申し入れがあった場合のみ、折り返しは何度か電話をかけた後です。


電話が途中で切れたら

途中で電話が切れた場合、電話を受けた側は電話をかけるを待ちましょう。行き違いを避けるためにも、たとえ電話番号を知っている場合もさけましょう。

かけた側は、たとえ用件が済んでいた場合でも、もう一度かけなおして挨拶をかわしましょう。

近藤先輩
近藤先輩>このように、電話には基本のマナーがあります。簡単に済ますことができる電話ですが、相手も仕事をしているのですから都合に配慮が必要です。

投稿者 渡邉@管理人 : 18:59 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月21日
 ■  電話をうける際のマナー

電話をうける際のマナーについて解説しています。電話をうける時の注意点を掲載していますのでご確認ください。

近藤先輩
近藤先輩>会社には多くの電話がかかってくると思います。電話がかかってきた際の対応を掲載しておきますので、確認ください。

・電話がなったら
・電話でまたせる
・伝言をうける
・電話があったことを伝える

電話がなったら

電話がなったら手のあいている人が積極的に電話にでましょう。3コール以内に出なかった場合は「お待たせいたしました。」と一言添えるのがマナーです。

必ず相手の名前と用件を聞きましょう。名乗らない場合や聞き取れなかった場合は「失礼ですが」と一言ことわり、聞きましょう。
これは、セールスの電話を防いだり、適切な担当者に電話をつなぐことに役立ちます。


電話でまたせる

一分以上待たせるようであれば、「このままお待ちになりますか?」や「こちらからお電話させましょうか?」などと申し出るのがビジネスマナーです。


伝言をうける

伝言を受けた場合は、用件を正確にメモしましょう。電話番号や日程については声に出し復唱しましょう。また、用件を書いたメモを確実に担当者に伝えましょう。

担当者が休みの場合も自宅の番号や携帯番号を教えてはいけません。かならず本人から折り返しさせると伝えましょう。
特別な対応

クーレム対応
クレーム電話にはとにかく謝りましょう。自分が担当でなくても、同じ会社のことですので無関心な態度はいけません。

家族から電話対応
会社に社員の家族かた電話がかかってきた場合は丁寧な対応を心がけましょう。呼び捨てにせず、「○○さん」と呼び、敬語で対応する必要があります。

近藤先輩
近藤先輩>会社の代表として、電話を受け取ることを忘れずに対応してください。


投稿者 渡邉@管理人 : 19:55 | コメント (0) | トラックバック
2006年10月 8日
 ■  出張のマナー

出張時のマナーについて解説しています。服装や手土産についても解説していますのでご確認ください。

深野部長
深野部長>まなぶ~、来月、出張に行ってもらいたいから、そのつもりで予定を組んでおいてくれ!



学くん
学くん>近藤先輩、部長に初めての出張を頼まれたんですが、どうすれば出張をうまくやれますか・・教えてください。


近藤先輩
近藤先輩>学くんに行かせるなんて部長も冒険家ね。でも大丈夫!出張のマナーを私が教えてあげるわ!出張の注意点をまとめてみたからしっかり確認しておいてね。

・出張前に行うこと
・出張時の服装
・出張中の行動
・手土産を用意する場合

出張前に行うこと

出張前にしなければならないことに、最終アポイントメントの確認があります。必ず先方に連絡をいれて確認しましょう。


出張時の服装

出張は旅行ではなく、仕事であることを忘れてはいけません。出張時もビジネススーツで出かけ、まわりに誤解されないようにしましょう。


出張中の行動

出張中の行動をあらかじめ会社側に連絡しておくとよいでしょう。これは緊急時の連絡をとるために必要なビジネスマナーです。


手土産を用意する場合

お土産として適当なのは地元の名産品がよいでしょう。高すぎるものや、訪問先で買い求めるのはビジネスマナー違反です。
お土産を渡すタイミングとしては、名刺交換のすぐ後がよいでしょう。

学くん
学くん>出張先の名物ばかり気になってましたよ!お土産の用意も必要なんですね!

近藤先輩
近藤先輩>遊びに行ってはだめよ!会社の代表として行くんだから失礼のないようにしてよね。

投稿者 渡邉@管理人 : 17:29 | コメント (0) | トラックバック
2006年9月21日
 ■  外国の方への接客

深野部長
深野部長>まなぶ~、明日、アメリカ人のマイクが来るから、空港に迎えに行ってくれないか。



学くん
学くん>近藤先輩、部長にアメリカの方を迎えに行くように頼まれたのですが、外国人の接客マナーなんてわかりませんよー(泣)



近藤先輩
近藤先輩>日本と外国では接客のやり方が違うから注意が必要よ!簡単にまとめてみたから確認してみて。

・外国人との商談
・外国人との挨拶
・握手の仕方
・外国人への立ち振る舞い


外国人との商談

商談などの重要な会談では、例え相手の言葉が使えたとしても、誤解が生まれる可能性があります。
そのため、重要な会談では必ず通訳を通しましょう。


外国人との挨拶

たとえ通訳がいた場合でも、最初の挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーです。
相手の言葉で挨拶を行うと、外国の方に喜ばれ商談もよい雰囲気ですすむはずです。


握手の仕方

なるべく外国のマナーに合わせる必要がありますので、挨拶のときにお辞儀は必要ありません。
基本的な外国のあいさつは握手を交わします。

握手は相手の目を見ながら行います。決して握手中のお辞儀などをしないように心がけましょう。また、握手を求めるのは立場が上のものから求めます。ビジネスの場合はクライアントからとなります。


外国人への立ち振る舞い

英語や外国人コンプレックスから、愛想笑いを浮かべる日本人が大勢います。外国人の目からは奇異に見られてしまうので注意してください。また、過剰なサービス精神も抑えてください。贈り物や接待の過剰さは下心や裏があるのではと疑われてしまいます。

学くんがマイクを空港に迎えにいくと・・・・


マイク
マイク>渡辺学さん、わざわざ空港に迎えにきていただきありがとうございます。本日はよろしくお願いいたします。(ペコ、ペコと何度もお辞儀)

学くん
学くん>えー、日本人よりもお辞儀するし、しかも流暢な日本語だ・・・。せっかく何度も英語の挨拶を練習したのに・・・。

投稿者 渡邉@管理人 : 23:43 | コメント (0) | トラックバック
2006年9月14日
 ■  訪問・面談する時のビジネスマナー

深野部長
深野部長>まなぶ~、得意先回りをするから訪問の準備をしといてくれ!



学くん
学くん>近藤先輩、部長に訪問準備を頼まれたんですけど、どうすればいいんですか。助けてください。部長に怒られちゃいます~(泣)



近藤先輩
近藤先輩>面会や訪問で失礼があっては、社員全員の恥になってしまうわ。これはなんとかしなきゃいけなさそうね。まかせておいて!
訪問・面談する際のビジネスマナーをまとめてみたから確認してみて!

・アポイントをとる
・訪問前の準備
・忘れ物のチェック

アポイントをとる
他社を訪問するときには原則としてアポイントメント(訪問の約束)をとりましょう。アポイントはあらかじめ手紙や電話でとっておきます。用件や時間を伝え、了解をとっておきます。正確に用件を伝えておかなければ、相応しい担当者を出してもらえません。アポイントメントを入れる時には、必ずスケジュールのチェックをしておきましょう。ダブルブッキングはビジネスマナー違反です。

訪問前の準備
訪問する直前には、もう一度、確認の電話をいれましょう。また、相手側に時間をさいてもらっているわけですから、話す用件を整理しておく必要もあります。話す順番、内容をしっかりまとめておきましょう。

忘れ物のチェック
訪問前に必ず忘れ物のチェックをしましょう。資料を忘れてしまうなどはビジネスマナー違反です。


学くん
学くん>近藤先輩、アポイントメントってカッコイイですね!アポなんて略しているのをドラマなんかで見かけてましたよ~

近藤先輩
近藤先輩>学くん、訪問先に失礼がないようにしてね!教育係の私まで部長に怒られちゃう!

投稿者 渡邉@管理人 : 01:28 | コメント (0) | トラックバック
2006年8月17日
 ■  名刺交換のマナー

名刺交換のマナーを掲載しております。ビジネスに欠かせない名刺交換のマナーを確認してください。

深野部長
深野部長>まなぶ~、新人研修も終わってそろそろ営業に出るか~。名刺交換ぐらいはできるんだろうな?

学くん
学くん>近藤先輩、助けてください。部長に営業に出るように言われたんですけど正しい名刺交換のマナーがわからないです。


近藤先輩
近藤先輩>学くん、社内研修で勉強したんじゃないの?あなたのことだから寝てたんでしょうけど・・。しょうがないわ、私が簡単に名刺交換のマナーを紹介するわね。
まとめてみたから名刺交換のビジネスマナーを確認してね。


・名刺の出し方
・名刺を渡す順番
・名刺の受け取り方
・名刺を受け取った後
・名刺を忘れた場合 

名刺を出す
初対面の人とお辞儀を済ませた後に、挨拶を交わす際に名刺の交換をします。
名刺は両手で持ち、相手側から読めるように向けて渡します。高さは胸のあたりにすると相手も受け取りやすくなります。


また、いつでも名刺が出せるように、内側のポケットに専用の名刺入れを準備し、名刺を十分に補充しておきましょう。


名刺を渡す順番
名刺は年齢の低い方・役職の低い人から渡すのが原則です。しかし、ビジネスの世界では年齢や役職がわからないことが多々あります。そこで、失礼のないように、取引上の立場を優先してお願いする方から名刺を渡すのがビジネスマナーです。
上司と得意先に同席した場合、上司の名刺交換の後に、あなたの名刺交換はおこないましょう。

名刺の受け取り方
差し出された名刺は「頂戴いたします。」と述べ、両手で丁寧に受け取りましょう。この時に、名前と役職の確認を行うのを忘れないでください。また名前の読みがわからない時もこのタイミングで伺いましょう。


名刺を受け取った後
名刺の交換を済みましたら、ポケットに入れるのではなく、丁寧に名刺入れの中に入れます。
複数人での面談の場合、相手側の座席順にあわせて、テーブルの上に並べます。


名刺を忘れた場合
名刺を切らした場合に下手な言い訳は不要です。「名刺きらしておりまして申し訳ございません」と言いましょう。次回、お会いした際に必ず名刺を渡すのがビジネスマナーです。

学くん
学くん>名刺交換って社会人になった気がしますよね!もう立派な社会人!


近藤先輩
近藤先輩>名刺交換はビジネスでははじめの一歩よ・・。まだまだ先は長そうね!

投稿者 渡邉@管理人 : 10:14 | コメント (0) | トラックバック

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